Dada la propagación de COVID-19 y los llamados de permanecer en casa, es probable que haya participado en al menos una videoconferencia recientemente. Para muchas empresas, la transición al trabajo remoto ha sido abrupta, lo que requiere que las personas aprendan rápidamente las reglas de etiqueta de las reuniones virtuales. Saber cómo adaptarse a los flujos de trabajo remotos es fundamental para mantener la productividad y garantizar que todos los miembros de su equipo estén en la misma página. En esta publicación, nos centraremos en las reuniones virtuales y las mejores prácticas para garantizar que se desarrollen sin problemas.
¡Empecemos!
Comprender lo que hace que la etiqueta de las reuniones virtuales sea única
En teoría, las reuniones virtuales deberían desarrollarse de la misma manera que las discusiones en persona. Todos deberían tener la oportunidad de hablar y la reunión idealmente seguirá un orden natural a medida que los asistentes aporten sus puntos de vista hasta que llegue a un consenso sobre cómo seguir adelante.
Durante una reunión regular, es relativamente fácil detectar cuándo alguien se está preparando para responder o si la gente no está comprometida. Cuando estás hablando con una pantalla, es más fácil pasar por alto las señales en las que confías en persona. Para empezar, las pantallas de video de los otros participantes probablemente serán bastante pequeñas, lo que podría hacer que se pierda detalles visuales.
La mala calidad del audio también puede dificultar la comprensión de los participantes. Además, también hay dificultades técnicas a tener en cuenta, especialmente cuando se cambia por primera vez a una plataforma de videoconferencia.
Establecer las pautas de etiqueta de reuniones virtuales de su empresa puede ayudar a mitigar estos problemas para que sus conferencias remotas se desarrollen sin problemas. Al eliminar situaciones innecesarias, puede mantener un alto nivel de productividad incluso cuando su equipo está distribuido en diferentes ubicaciones.
5 Consejos para reuniones virtuales para mantener las llamadas productivas y atractivas
Las prácticas que cubriremos en este artículo se aplican independientemente de la herramienta de videoconferencia que utilice su empresa. No importa si prefiere Zoom, Google Meet o Facebook Workplace, se sigue aplicando la etiqueta de reunión virtual adecuada. Aquí tienes cinco consejos para perfeccionar el tuyo.
1. Programe reuniones y envíe vínculos con anticipación
Lo más probable es que, cuando realice reuniones en persona en su oficina, todos los participantes sean notificados con anticipación. También es probable que informe a los miembros de su equipo sobre cualquier material que necesiten traer consigo y sobre los puntos importantes que planea cubrir para que estén preparados para hacer su parte.
Estos principios se vuelven aún más importantes cuando trabaja de forma remota. Especialmente si recientemente hizo la transición a la videoconferencia, es posible que su equipo necesite un poco más de tiempo para familiarizarse con el software.
Si está a cargo de programar reuniones virtuales, aquí hay algunas pautas básicas para asegurarse de que todos se presenten preparados:
- Programe las reuniones con anticipación.
- Envíe invitaciones de calendario virtual a videollamadas si su software las admite.
- Si es necesario, asegúrese de que todos los participantes tengan una cuenta configurada para la plataforma elegida con anticipación.
- Envíe enlaces para unirse a la llamada (si su software lo requiere) al menos un día antes de la reunión.
- Prepare una breve descripción general de los puntos que desea abordar durante la reunión y envíelo a los participantes de antemano.
La idea aquí es sencilla. Al avisar a los miembros del equipo sobre cuándo se llevarán a cabo las reuniones y lo que espera cubrir, las cosas avanzarán mucho más rápido. Todos podrán configurar sus computadoras, preparar los puntos importantes y recopilar las referencias que necesiten durante la reunión.
Más allá de la productividad, planificar reuniones con anticipación muestra a su equipo que respeta sus horarios. A menos que haya una emergencia importante en la empresa, las videollamadas nunca deben realizarse en el último minuto.
2. Prepare un área tranquila para configurar su computadora
Trabajar desde casa puede significar estar rodeado de niños, mascotas, miembros de la familia y otras distracciones. Por muy bonitas que sean, estas interrupciones pueden estropear rápidamente una videoconferencia.
Si desea minimizar el tiempo que pasa en reuniones virtuales, debe reducir las distracciones por su parte. Encuentre un lugar tranquilo en su casa donde otras personas en la llamada no puedan escuchar el ruido de fondo o ver a los miembros de su hogar haciendo sus cosas detrás de usted.
También es indispensable que los demás en su hogar sepan que va a estar en una reunión virtual. De esa forma, será menos probable que interrumpan. Si bien esto puede ser difícil de explicarle a su niño pequeño o perro, intente hacer que la mayor cantidad posible de personas entiendan estas reglas para que su llamada pueda realizarse sin problemas.
3. Pruebe su cámara y micrófono antes de que comience la reunión
Una vez que encuentre ese lugar perfecto en su hogar donde hay un ruido mínimo y la señal de wi-fi llega a la perfección, es hora de configurar su equipo para la videoconferencia. Primero, asegúrese de colocar su cámara en el ángulo correcto para que su equipo pueda verlo.
También es importante probar la cámara de su computadora portátil para asegurarse de que funciona correctamente. Puede hacer esto utilizando las herramientas nativas de su máquina, o su software de videoconferencia puede solicitarle que lo haga.
En la mayoría de los casos, sin embargo, su micrófono es más importante que su cámara. Si resulta difícil distinguir lo que alguien está diciendo durante una llamada en línea, esto puede dar al traste todo el procedimiento. Una vez más, puede probar el suyo por su cuenta o utilizando las funciones proporcionadas por su plataforma de reuniones virtuales.
Si no tiene uno, considere comprar un auricular básico para usarlo específicamente en llamadas en línea. Puede marcar una diferencia significativa en la calidad de su audio y no tiene que gastar una fortuna en uno.
La etiqueta adecuada para las reuniones virtuales exige probar todo su equipo mucho antes de una videoconferencia para evitar molestias al resto de su equipo. De esa manera, puede resolver cualquier problema en su propio tiempo y no mientras otros están esperando por usted.
4. Silencie su micrófono cuando no esté hablando
Por mucho que intentes eliminar todas las distracciones de tu entorno, siempre habrá algo de fondo. Quizás su vecino decidió empezar a aprender a tocar la gaita, o pasa una ambulancia. Cualquiera que sea el caso, puede resolver rápidamente estos problemas silenciando su micrófono.
Como regla general, si no está hablando, su micrófono debe estar silenciado. Esto es especialmente importante si está usando un auricular, ya que es posible que las personas puedan escuchar cada pequeño sonido de su parte. Eso incluye respirar, toser, si hace clic en una pestaña diferente, etc.
Varias plataformas de videoconferencia, incluida Zoom, ofrecen la funcionalidad “pulsar para hablar”. Esta función mantiene tu micrófono apagado de forma predeterminada y solo capta ruido cuando presionas un botón para encenderlo. Es una solución sencilla que elimina la mayor parte del ruido de fondo en las conferencias virtuales y ayuda a todos a mantenerse concentrados.
De la misma manera, si se está preparando para hablar, le recomendamos que espere un par de segundos después de que el orador anterior deje de hablar para tener en cuenta el posible retraso. Esto te ayudará a evitar situaciones embarazosas en las que, sin darte cuenta, hables sobre tus compañeros de equipo.
5. Envíe un resumen de la reunión posteriormente
Aunque la preparación puede ayudar a prevenir la mayoría de los problemas técnicos relacionados con las reuniones virtuales, a veces no se pueden evitar. Las malas conexiones o la falta de acceso a equipos de calidad podrían dificultar que algunos de los miembros de su equipo participen fácilmente en las videoconferencias.
Además, existe el retraso de video y audio mencionado anteriormente que podría hacer que los participantes se pierdan algunas partes de la reunión. Incluso con una configuración ideal, esto podría dejar a algunos de los miembros de su equipo sin toda la información que necesitan para completar su trabajo.
Un elemento clave de la etiqueta de las reuniones virtuales que se traslada de las conferencias en persona es enviar un resumen de todos los puntos principales cubiertos para que pueda asegurarse de que todo el equipo esté en la misma sintonía. El nivel de detalle de ese resumen dependerá de ti. Sin embargo, incluso un breve resumen puede ayudarlo a evitar repetir los mismos puntos en reuniones futuras.
Idealmente, querrá que dos miembros del equipo que estarán en la llamada tomen notas durante la reunión. De esa manera, si uno de ellos no capta todo, el otro debería poder llenar los vacíos. Luego, esos dos miembros del equipo deben compilar y consolidar sus notas y enviarlas al resto de los participantes.
Conclusión
Poder participar en reuniones desde la sala de su casa es una gran ventaja en situaciones sin precedentes como una pandemia. Sin embargo, las reuniones virtuales no son una excusa para olvidar la etiqueta básica. Todos los involucrados deben respetar el tiempo de los demás, y establecer algunas reglas básicas es una excelente manera de garantizar que las reuniones no se conviertan en personas hablando entre sí.
Si desea mejorar la etiqueta de su reunión virtual, tenga en cuenta estos cinco consejos:
- Programe reuniones y envíe enlaces con anticipación.
- Prepare un área tranquila para instalar su computadora.
- Pruebe su cámara y micrófono antes de que comience la reunión.
- Silencia tu micrófono cuando no estés hablando.
- Envíe un resumen de la reunión.
¿Tiene alguna pregunta sobre la etiqueta de las reuniones virtuales? ¡Hablemos de ellos en la sección de comentarios a continuación!
